明明是半天就能完成的任務，不小心卻花了兩週？當心帕金森定律正在威脅你的生產力。
帕金森定律對企業與工作人的提醒：
- 當可運用的工作時間愈多，效率愈低。
- 效率不良的主管，容易造成人浮於事。
- 帕金森定律無人能免疫，須刻意對抗。
當你接獲一項任務，最關心的是「什麼時候要完成」而非「必須花多少時間」時，你很可能將成為帕金森定律（Parkinson’s Law）的受害者。
什麼是帕金森定律？由來為何？
帕金森定律最有名的一句話是：「工作總會不斷膨脹，直到填滿所有可用時間。」（Work expands to fill the time available for its completion.）意即人會不斷拖延、分心、增加任務複雜度，直到時間用盡。
1955年，英國著名的歷史學家西里爾・諾斯古德・帕金森（Cyril Northcote Parkinson）在《經濟學人》發表了一篇幽默的論文，其中寫道：「同樣是寄出一封明信片，一個大忙人只要花3分鐘，但一位閒來無事的老太太卻需要一整天，包含一小時找明信片、半小時找眼鏡、一個半小時寫卡片、20分鐘決定是否要帶雨傘出門⋯⋯，不自覺就創造了許多無關緊要的支線任務，直到一天結束。」
帕金森舉的例子雖然極端，卻反映出職場上常見的情況：當一個人可運用的工作時間愈多、效率愈低落；反倒是「死線」當前，愈能高效產出。
帕金森定律的管理困境
事實上，帕金森定律不只適用於時間管理，在許多面向也都形成了資源浪費。
例如：多數人總是不斷堆加電腦裡的資料，直到記憶體用罄；專案項目不斷擴大，直到資源用罄；財務支出不斷增加，直到可用預算耗盡。
總歸來說，當人們自覺有餘裕時，就不會採取最高效的方式工作。
令人擔憂的是，帕金森定律不只影響個人工作績效，更可能造成組織出現「人浮於事」的現象。
帕金森指出，一位效率不彰的主管通常有3個選項：第一，直接把位子讓給更能幹的人才；第二，讓更能幹的人成為左右手；第三，聘用比自己水平低的下屬。
不難想像，人為了鞏固自己的權力，經常會選擇第三條路，導致「二流主管帶三流人才」，組織看似不斷擴張，卻集體浪費時間與資源。
三个方法對抗帕金森定律
帕金森定律之所以是「定律」，代表人受到天性所趨，若沒有刻意與之對抗，很容易就會落入陷阱。建議從3大解方著手：
1.簡化工作程序，區分輕重緩急
許多人困在不必要的細節中，未必是因為懶散，反而是因為過於「完美主義」，「構思」的時間遠高出「行動」，導致工作流程過於複雜。
回想看看，你一天花在寫Email、開會、處理文書工作的時間，佔了多少比例？
任何事都有輕重緩急，每一件事都傾盡全力，其實是缺乏策略的表現，也容易淪為窮忙。
2.自問「要多長時間」，請他人督促自己
當你接獲任務，先不要以「死線」為目標來規劃，而是先自行評估：要達成目標，多少時間內才符合效益？你會發現，某些工作應該投資的時間比想像中更少。
估算過後，最重要的是不輕易違背與自己的約定。你可以把時程告訴同事或上司，加大督促自我的力道，避免工作節奏落拍。
3.把大目標拆解成小項目
當目標過於遠大，人們很難掌握進程，導致帕金森定律趁虛而入。因此，高效工作者都懂得如何拆解目標、設定可視化的小項目。
舉例來說，90天後要上線的新專案，可能涵蓋30個小項目、15個關鍵檢核點，當一一拆解出來，定期檢視新進度、每週和主管回報，就能按步就班逐步達標。
這麼做的關鍵在於，隨時都有近在眼前的目標，讓自己保持戰鬥模式。
沒有企業或工作者會樂見時間、資金、人力與腦力浪費，想在高度競爭的商業環境中取勝，即刻起，就要開始有意識地對抗帕金森定律。
如何克服帕金森定律
您可以使用具體策略來克服帕金森定律，善加利用您的時間。當您不再讓工作延伸到填滿所有時間，您就能更快完成工作，並使用剩餘的時間放鬆或轉而從事別的任務。
1. 策略性地規劃您的工作
當您提早進行工作的策略性規劃，您就比較不會拖延，而更可能以有效率的方式工作。建立一個計劃有助管理您的時間、評估任務需時多久，再據此加以詳細規劃。
您應在計劃中概述：
- SMART 目標
- 任務和行動清單
- 完成時程表
- 所需資源
- 需要查核進度的具體日期
您也可針對公司內的長、短期目標建立更宏大的策略計劃。這樣做可促進自己工作時有更高的生產力。
2. 設定自我約束的期限
克服帕金森定律的第一步是設定自我約束的期限，與其以「我有多少時間？」的心態來面對，不妨開始思考您實際上需要在每個任務花費多少時間，並且據此為自己設定期限。
若要確認您需要針對某項任務實際花費的時間，應先：
- 瞭解專案需求：您需要更瞭解自己需要執行哪些工作，才能判斷專案需要多少時間來完成。在此步驟中，您必須考量所屬的較大專案，然後建立包含所有子任務和活動的清單。
- 據此安排活動和任務的優先順序：一旦列出專案需求清單，您就能安排待辦清單的優先順序，決定哪些任務最為重要以及/或最複雜。您應將需時最久的任務置頂於清單中。
- 決定您需要讓哪些人參與：若專案某些部分需要同仁協助，您就需要衡量由誰參與專案。若能在專案之初就連繫、編整您的團隊，之後就能為自己節省時間。
- 進行時間的預估工作：您現在應詳知將至專案會涉及哪些人與事，以及他們將如何參與專案。接下來就能根據您的工作負荷和個人所能提供的生產力，針對完成工作預估實際所需要的時間。
將任務視為待完成的短期目標，即您愈快完成任務，您就有愈多時間可用來處理其他事。
3. 嘗試時間箱法
時間箱是具高度生產力的工作策略，可協助您對抗拖延症、奪回喪失的生產力，並專注於重要的工作。
使用時間箱時，必須設定在特定時間範圍內要完成某個任務的目標。若您在開始執行任務前，先規劃任務應花多少時間完成，您對工作的目的性就會更強。時間箱可用來安排個別任務的時程、協助團隊變得有條不紊，也可更有效地管理會議。
4. 嘗試番茄工作法
番茄工作法是與時間箱類似的概念，區分專心致志的工作段落與頻率較高的短暫休息，其目標在於提高生產力，同時減少心智疲勞。此技巧結合 25 分鐘的工作段落和 5 分鐘的休息時間，從而將專注力提高到最大程度。
使用番茄法技巧來管理時間，可區分為五個階段，包括：
- 按照重要性排序任務並據此建立清單
- 設定以 25 分鐘為單位的計時鬧鐘
- 在計時期間致力執行任務
- 休息五分鐘
- 在四個番茄法循環後，休息 15 至 30 分鐘
5. 使用任務管理工具
使用任務管理工具是組織一天工作、安排個人工作期限和確保有足夠時間管理優先事項的絕佳方法。無論是團隊合作，或執行個人專案，您都能 製作待辦清單，從而確保專注於專案進度。
若您想要掌控自己的時間、增加自己能完成的工作量，克服帕金森定律就很必要。在期限前完成任務，就能用多餘的時間直接進入下一個工作或休息一下。目的是要更有效率，而不是讓自己過度工作。
使用帕金森法則在更短的時間內完成更多工作
您瞭解帕金森法則的內涵以及運作的方式之後，就能加以利用並從中獲益。有了既定的正確策略 (如主動排程、個人應遵守的期限及任務優先順序)，您就能在較短的時間內完成更多工作，並且更能取得工作/生活間的平衡。
使用任務管理軟體可以補足您已制定的策略，協助您達成目標。
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